De nada adianta medir tudo se nada muda!
Uma das etapas primordiais na construção do conhecimento dentro das empresas é a análise e desdobramento das informações para descobrir o problema. Chamado no Método PDCA de Análise de Fenômeno, esta etapa permite identificar os pontos a serem priorizados em um determinado problema. Sem a priorização dos problemas corrermos o grande risco de dispersar tempo e energia em ações não conclusivas.
Ao longo da minha trajetória como consultor, atuando em empresas de diferentes portes e segmentos, pude acompanhar de perto a implantação e evolução de diversos sistemas de gestão como ERP, SCM, CRM, entre outros. Esses sistemas têm passado por um processo contínuo de sofisticação e integração, refletindo a busca das organizações por maior controle, eficiência e tomada de decisão baseada em dados , como ilustra a figura abaixo.
Evolução dos sistemas de Informação
Anos 2000 ERP + CRM + SCM
Anos 1990 ERP
Anos 1980 MRP II
Anos 1970 MRP
Anos 1960 BOM (Bill of materials)
A implantação destes sistemas visa facilitar e padronizar a operação do dia a dia, e claro gerar informação para tomada de decisão através de uma boa análise de dados, mas isso quase nunca acontece, na maioria das vezes que auxiliei os gestores a analisar os dados nas empresas me deparei com seguinte resposta: NÃO TEMOS ESSA INFORMAÇÃO. Muitas vezes a informação solicitada, se tratava do básico para a análise de um indicador ou processo.
Pois bem, vamos aos motivos que impedem uma análise de dados mais apurada em nosso mundo da informação rápida:
1. NÃO CONTEMPLAR A NECESSIDADE DE RELÁTORIOS
Não levar em consideração quais as necessidades que os gestores tem de saída de dados no momento da implantação dos sistemas.
No intuito de garantir a implantação no tempo estabelecido, pois o prazo é um fator primordial neste caso, a parte de saída de dados (os famosos relatórios) na maioria das vezes não é contemplada, ficando para uma etapa posteriori que muitas vezes não se concretiza pois não são prioridade dos gestores.
2. ENTENDIMENTO DO PROCESSO POR PARTE DOS GESTORES
Os gestores por não aprofundarem na análise com um método estruturado acabam desconhecendo sobre pontos importantes que afetam seu processo, o desconhecimento dos itens de verificação do processo afeta tanto o momento do input para idealização da base de informação como também na análise de desdobramento do problema no dia a dia.
3. UTILIZAÇÃO DE GRANDE NUMERO DE PESSOAS PARA PROCESSAMENTO DE INFORMAÇÃO
O reflexo das duas falhas apontadas nos dois itens acima se traduz em um efeito oneroso para empresa, ou seja, criam-se mecanismos auxiliares para coleta de informações (planilhas excel, folhas de tabulação etc) e para processar estes mecanismos auxiliares é necessário um batalhão de pessoas que ficam o tempo todo tabulando dados. Nem sempre este esforço é traduzido em informações precisas e suficientes para uma análise. Este custo de pessoal é um fator que pesa no custo dos processos de produção, comercial e financeiro. Recentemente em um diagnóstico que fiz em uma empresa, me deparei com 44 colaboradores focados exclusivamente na coleta de dados para alguns indicadores de um processo produtivo, uma atividade cujo o custo benefício provou não ser pago.
4. METODO DE ANÁLISE DE DADOS : Análise de Fenômeno – Fase 2 do método PDCA
Deixei para o fim este item por ser um dos mais importantes no que se refere a uma boa análise de dados, pois podemos ser fortes nos três itens acima, mas se os gestores não adotarem uma metodologia de analise estruturada não chegaram a uma boa conclusão. Dividir um problema amplo em problemas menores, a fim de identificar os focos dos problemas a serem priorizados é fundamental.
Pode-se fazer os desdobramentos/aberturas:
· Por Região
· Por Tempo (hora, dia,mês, turno)
· Por Sintoma(defeito, ocorrência)
· Por Produto
· Por Outros Fatores(processo, volume, preço, etc)
Podemos utilizar varias ferramentas nesta etapa, que auxiliaram a identificar o foco do problema:
· Análise do Histórico.
· Tabela de Estratificação.
· Análise de Pareto.
EXEMPLOS DE FERRAMENTAS
Trabalhando estes fatores acima, a empresa passa pode construir uma excelente análise de fenômeno, cujo os dados serão fonte de informação que gerará conhecimento para a empresa norteando a análise de causas e consequentemente uma boa tomada de decisão.
As informações estruturadas geram estatística e conhecimento que garantem a solução de problemas dos processos e sobrevivência das empresas.
Conclusão: do dado ao discernimento
No fim, não é a informação que transforma a empresa é a forma como ela é usada.
Dados sem método viram ruído; análises sem foco viram burocracia.
Somente quando o conhecimento é estruturado, priorizado e traduzido em ação, ele se converte em resultado real. Vivemos a era da abundância informacional, mas ainda sofremos com a escassez de discernimento. O desafio não é acumular dados é cultivar inteligência.
A maturidade das empresas está em transformar o excesso em esses dados é dado em decisão e a informação em sabedoria operacional.
